# 教頭先生のためのスケジュール策定ツール(エクセル) PR動画あり

いつの間にか切れるリンクで,月次と年次がうまくリンクしない…
そんなお悩みの教頭先生はおられませんか?

公立の小中学校で勤務を始めて,分からなかったことに管理職つまり「校長先生や教頭先生の役割分担」がある。

民間企業だと,一般的な中小企業は,社長に専務とか常務とか取締役と言われる人たち,そして事業別の部署の部長さんと言われる人たちが何をしているのかというのは,自らもやってきた事なので,大企業だろうが零細企業だろうが何となく理解できる。しかし学校での校長先生や教頭先生は何をする人なのか,長い間理解できずにいた。

さすがに2年以上も現場にいると色々見えてくる。

校長先生の仕事は,まぁ民間の社長さんの仕事と変わらない。ビジョンを策定し学校全体を見てマネージメントを行い,対外的な折衝や行事への参加を行う。決して楽ではないと思うけれども,「民間の目で見るところのプライオリティの低いと思われるもの」に直接対応する必要はなく,プライオリティが低かろうが高かろうが,ありとあらゆるものに区別なく先ずは教頭先生が対応する。

教頭先生の仕事は,民間の取締役や事業部長と比較すると,役割は似ているが実際の業務はとんでもなく大変な気がする。何が大変かと言うと,校内のすべての先生の業務統括,子供への実業務対応の判断と実行(もちろん校長先生には相談するのであるが…),年間スケジュールの作成などなど。つまり「学校で日々起こる全てのことに対する対応」の先頭に立つのが教頭先生である。

つまり取締役と事業部長の二つの責任と役割を担っている。

複雑な判断業務もあれば,単純なルーチン作業も複雑な作業もある,保護者や外部の業者さんとの対応などコミュニケーション業務もあり,業務内容は多岐にわたる。

公立小中学校の業務改善を進めるためには,間違いなくプレイングマネージャーの教頭先生がキーパーソンなのである。

そんな教頭先生から言われて作成したものがある。

「月次予定表を入力したら,年次や週次フォーマットの予定表にも表示できるようにリンクして欲しい」というものだ。それまでお使いになられていたスケジュール表(エクセルシート)もそうなっていたのだけれども,リンクが壊れて思うように表示できないのでリンクを直して欲しいという事だった。

そのシートを見ると,綺麗な体裁のフォーマットなのだけれども,#REF! というエラーが多発していて,月次スケジュールに入力したデータがきちんと表示されない。

一つの改善策は,セルのデータを
①コピーして「値の貼り付け」で貼り付ける
②元のセルを消去(Delete)する
という手順を必ずふむことなのだが,それはやはり面倒だ。

いちいち値の貼り付けを選ばず書式を壊したり,ついうっかり移動させて上述のような#REF!(参照先がないよ)というエラーの嵐になったりする事がないように入力と出力を分けてみた。

動画画面の右下にある,全画面ボタンから画面を大きくしてご覧ください。

エクセルは便利なのだけれども,システム設計上の,「INPUT」→「機能/function」→「OUTPUT」という手順でシステマティックに仕組み化するのはあまり得意ではない。ついつい「入力」即「表示」という形式になってしまう。そこで,「入力」と「出力」をきっちり分けて,月次形式で予定を入力すると,「年次」「月次」「週次」のいくつかのフォーマットで出力表示されるエクセルのワークブックを作成してみた。

これは学校のスケジュール作成のために作ったものでは有るけれども,年間のスケジュールを作成するのは学校に限らないので,少し手直しをしていただければ,民間企業の総務部のような所で使用していただくことも可能(そこそこの会社には既存のものがあろうかとは思うが…)。

複写しょうが,移動しようが,値の張り込みなどしなくても,出力のスケジュールフォーマットの体裁が崩れることはない。

もちろん,年度の数字だけを変えて頂ければ,スケジュールは自動作成され土日と初期設定した祝祭日は網掛けがかかる。

もう少し後に公開しようと思ったのだけれども,勤務校の教頭先生から「来年のスケジュールを入れたいので新しいのを下さい」と言われたので,一般向けのものもこの時期に公開することにした。

既に1年間使用されていて実績のあるものを少し手直しして,より使いやすいものに改善した。

教頭先生は,すでに来年の業務を考えているのだ。

この週末に仮データを入れてテストをする。問題がなければ,今週末から来週の頭には,一般向けのものを公開予定。

公開しました!(20180930)