#成績表(あゆみ)の両面印刷化計画

成績表の印刷にイライラしていませんか?

久しぶりに勤務していた学校の先生と話をしていたら、職員室ではあゆみ(成績表)の印刷で大わらわということだった。勤務していた何校かは両面印刷機能を実装してきたのだけれども、何校かは手が回らず旧態依然のものを使用していて、片面ずつしか印刷できない仕様のエクセルシートで、紙が詰まってやり直しだったり、表を印刷してさぁ裏をと言う時に他の先生の印刷が入ったりで、相変わらず非効率な業務に皆さん嫌気がさしているとのことだった。

皆さんの環境はどうですか?せっかく両面印刷機能のある高価なプリンターが埃をかぶっていませんか?

要録と成績表以外で表裏の両面印刷が必要な公的書類にどんなものが有るかは知らないけれども、成績表だけ考えても学期に1回は必ず印刷するし、担任を持たれている先生の数を考えると一回印刷の命令を行いさえすれば、後はお茶をすすって(笑)待っていられる両面印刷の機能は学校の生産性を大きく向上させる…とICT担当は思っている。

そもそも論を言うと、一部の中学校がやっているように、A4複数ページをファイリングして渡してしまえばいいのだろうけれども、子供のころに貰いなれている「通知表」の形がなくなってしまうのも少々寂しい気がする(笑)。

そこで、ICT担当が勤務していた地域の成績表(あゆみ)に合わせて、両面印刷の機能を実装するには、エクセルのシートの何を変更すればよいのかを述べてみたい。

通常、成績表(あゆみ)は、クラスの成績入力シートと、入力された成績データから表示(印刷)されるシート(表裏の2つ)から構成されている。

出席番号を変更することで、表示される対象者が変わっていく形式のものなのだけれども、30~40人くらいの生徒を一人ずつ表示しては印刷、表示しては印刷なんて出来ないから、通常はエクセルのマクロプログラム(VBA)で1番から40番(とか指定番号)までの児童の印刷を行うプログラムが組まれているはずだ。

両面印刷を行うためには、このプログラムを修正してやれば…と言いたいところだが

実はそんな必要はない(笑) 

もちろん、VBAプログラミングを行う事で印刷用シート部分には手をいれなくても両面印刷を実装することは可能かもしれない。しかし実は一つのワークシート上に、成績面と表紙面のレイアウトを作成して、複数(2ページ)の印刷範囲を指定してやれば両面印刷は実現する。

「え、何だ簡単じゃないか」

そう、意外と簡単なのだけれども、そこには落とし穴もある。

新規に成績面と表紙面のフォーマットを作っていくときには、フォーマット自体を作る面倒くささは別にして一つのワークシートに成績面と表紙面を作成することはそんなに難しくない。

「どういうこと?」

皆さんが使用されている成績表の成績面と表紙面で、「列数、行数、セル幅、セル高」が同じ(構造)であれば、横並びであれ縦並びであれ、一つのワークシートに、成績面と表紙面のレイアウトを混在させるのは簡単なのだ。

が、今一度手元の成績表を見て欲しい…。

二つのシートの印刷範囲で「列数、行数、セル幅、セル高」が一緒になっているものは9割方存在しないのではと推測する。成績面は割と固定化しやすいが、表紙面は氏名の位置だったり、校章の図案だったりのお陰でセル幅やセル数がかなり自由奔放にレイアウトされているのではないだろうか?

この構造(印刷範囲)をコピーして、他方のワークシートにコピーをしても、なかなか単純に思い通りのレイアウトにはなってくれないので、後でレイアウトの微調整という面倒くさい作業が発生する。

と言っても、普通にエクセルが触れる人なら1時間かからないくらいの作業だと思う。

年に3回印刷にイライラするか、1時間の手間を面倒と感じるか…どっちがいいかは分からないけれども年の初めに配布される成績表のフォーマットに実装していれば年に3回の担任の先生の手間暇がかなり軽減されるであろうことはご理解いただけますよね?

という事で次回は、実際に使用されていたフォーマットで両面印刷を実現するための作業を記事にしてみたいと思います。

ちなみに誰も気付いてはいないから、ここで暴露するのだけれども、ある小学校で成績表を手直しをしていて表紙面の校章(ピクチャーファイル)図案がボロボロなことに気付いた。ペイントソフトで2時間くらいかけて補修したのだけれども…どの先生も気付いてはくれなかった。気付かれていないけれども今綺麗な表紙の成績表を子供たちに渡せるのはICT担当のお陰なんだからね(笑)!

成績表(あゆみ)の両面印刷化 の記事を投稿しました。(2020/04/01)