#「教頭先生の為のスケジュール策定シート」の使用方法詳細

学校行事を誰が決定しているかは学校に勤務して初めてわかりました(笑)。

それじゃなくても膨大な業務を抱える教頭先生のスケジュール策定が少しでも楽にならないか…という事で作成した「スケジュール策定シート」です。浮いた時間を先生方が早く帰れるための校務マネジメントに使ってほしくて作ったスケジュールシートです。

年間のスケジュールを作成するのは学校に限らず一般企業の総務部でも行われていることと思いますが,学校にせよ企業にせよ毎年,年次・月次・週次のスケジュールフォーマットはあまり変わらないはずなので,いったんフォーマットを作成してしまえば,以前のスケジュール項目を複写したり移動したりできると早くスケジュール表が作成できると思います。また一般企業で使用される場合は,予定の項目を独自に変更していただければ応用できるのではと思います。

【目次】

Ⅰ「教頭先生のためのスケジュール策定シート」の概要
(1)特徴
(2)スケジュール作成方法の概念
Ⅱ各シートの使用方法
(1)「準備」シート
(2)4~3月の予定入力用シート(黄色いシートタブ)
(3)月次・年次・週次の出力用シート(緑・濃紺・オレンジのシートタブ)
  ●「月(例)」シートの使用方法
  ●その他のシートの使用方法

(4)予備項目①~④

Ⅰ「教頭先生のためのスケジュール策定シート」の概要

(1)特徴

  1. 「月次に入力したら,年次,週次に反映される」のではなくて,「月次形式で入力用シートに入力された予定が出力用の『年次,月次,週次』のシートに反映される」
  2. 出力用の「年次,月次,週次」のシートは,それ自体を編集(体裁を整える)するのではなくて,一旦当該月のシートに複製した後,別ワークブックに保存して編集する
  3. 入力できる予定は,「児童生徒の予定」「教職員の研修・出張などの予定」「校内教職員のみで周知する予定」「PTAに周知する予定」の4パターンで,出力フォーマットはその4パターンかそれらの組み合わせで表示する
    4パターンの項目それぞれは,例えば「校内職員で周知する予定」→「校務の締め切り」とか「他校連携」とか実際に合わせて変更することにより自校の使用方法に変更が可能
  4. 初年度の予定を入力するのは労力が必要(しかし他のスケジュールソフトも同じ)だが,次年度は,様々な方法(右クリックメニューから切取り→貼付け・ドラッグ&ドロップ・「ctrl + X」 → 「ctrl + V」など)で定例行事を日付移動できるので,楽に予定の作成ができる…(はず?)
  5. もちろんだが,該当年度を変更すれば「年次,月次,週次」のカレンダーは自動生成する
  6. 月次や週次で「3.」の4パターン以外の定例スケジュールを入力するための予備項目を4つ用意しています

(2)作成方法の概念

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ICT担当が勤務校の教頭先生に依頼を受けたのは,「月次予定シート」に入力した予定データが年次や週次に反映できるようにしてほしいと,今まで使用されていたスケジュールシート(エクセル)を渡されました。しかしそのシートはセル参照で月次予定を年次・週次に反映していたため,コピー&ペーストでは問題がないが,カット&ペーストしてしまうとセル参照式が壊れ更に罫線などの書式が壊れるというものだったため,「indirect関数」を使用したセル位置参照のスケジュール策定シートを作成しました。
(このエクセルワークブックを作成した経緯(月次予定と年次予定表がきちんとリンクしてくれないは,以前の記事(PR動画有り) にて)

また,エクセルの性質上「入力作成=出力印刷」となりがちな使用方法を,コンピューターの仕組みに則って「入力→機能→出力」という形で作成できるエクセルシートにしました。

Ⅱ各シートの使用方法

(1)「準備」シート

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入力方法

業務年度 予定を作成する該当年度を西暦で入力します。
学期の始まり 1・2・3学期の始まりの月曜日をドロップボックスから選択して入力します。
秋分・春分の日 秋分の日,春分の日を「99999999(半角数字)」の形式で入力します。
春分の日は該当年度+1を間違えないでください。
祝祭日 年度の振替休日に加えて,学校行事(体育祭・運動会や参観日などで振替休日になる日を「99999999(半角数字)」の形式で入力してください。
学校名 使用される学校の名称を入力してください
予備2.3 月次や週次で利用できる予備の予定項目で使用する「ドロップダウンリストの選択肢」です。最初は無視して頂いて結構です

(2)4~翌3月の予定入力用シート(黄色いシートタブ)

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基本4項目(児童生徒・教職員・校内周知・PTA)のスケジュールを埋めていきます。
1日の予定は3行から成り立っています。アウトプット(年次・月次・週次)には,3行が連結された形で出力されます。空白行は無視されますので1行目と3行目に予定を書き込んでも問題ありません。終日,午前,午後という行のスタイルでの使い方でも構いませんが,毎年必ずセットになる予定を1行に記入するのが翌年の再利用に便利なのではと思います。

特徴でも述べたように,3つの方法でのカット&ペースト(入力エリアの下部に説明あり)に対応しますのでマウスでもキーボードのカーソルを使用した方法でも自由な方法で編集してください。

迷ったり悩んだりした場合は左端のメモ欄で一時退避させてください。この欄はどこにも出力されません。


また,未定の予定などをマークしたい場合,色を付けることはできないのですが,「ctrl + M」キーで予定項目の前後に■記号を付加できます。これは同じ個所で「ctrl + L」で外すことができます。

※予備項目1~4は,月次の出力シートにおいて基本4項目では賄いきれないスケジュール項目があるときに使用します。例えば小学校の朝会や会議などです。予備2と予備3は普通に入力も可能ですが,準備シートで項目リストを入力すれば,ドロップダウンリストからのリスト入力も出来るようにしてあります。

(3)月次・年次・週次の出力用シート(緑・濃紺・オレンジのシートタブ)

くどいようですが,これらのシートは直ちに印刷(出力)するためのものではありません。一度別シートにシート複写して予定部分を「コピー&値の貼付け」を行い,該当月(該当年・該当週)のスケジュール(例えばH30年度月次予定表といったエクセルブック)を作成して見栄えを整えたのち印刷してください。

また使用方法については,「月(例)」シートを使用して説明しますが,他のシートも基本的に同じ使用方法になります。
 

●「月(例)」シート


先ず,左上の月指定セルに作成したい「月」を数字で入力します。
この説明では「4」(4月)を指定します。「月次(例)」シートには,(2)で入力した予定が表示されているはずです。(別の月を入力すれば,該当付きのカレンダーが自動設定されます)

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主な基本4項目(児童生徒・教職員・内部周知・PTA)で作成しています。
右側の「網 解除」「強調 黒」「強調 赤」「網掛け」はシート自体を複写したのちに休日解除や休日設定,スケジュール項目を太字や赤字で協調したいときに使用します。ここでも使用できますが,他月を入力する際にも影響してしまいますので説明は後に回しにします。

この月次フォーマットで月次スケジュールワークブック(別ワークブック4月~翌3月まで)を作成します。
先ず,シートタブを右クリックしてメニューから「移動またはコピー」をクリックします。
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「コピーを作成する」の□にチェック(✔)をいれて「OK」をクリックします。

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下図のように,「月(例)」シートが複製されましたでしょうか?

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次に,この複製されたシートから数式を抜き値(入力データ)のみに変換します。下図のように「Print_Area」を選択し,色が反転しているセル上(どこでも良い)から,右クリックメニューでコピーを行い,再度色が反転しているセル上で「値の貼付け」を行います。

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コピー後,色が反転している状態で,再度右クリックメニューを表示して「値の貼付け」を行います。これで数式が消えて,数式から導かれていたスケジュール内容の値だけが取り出されました。

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次に,値(数式でなくなったスケジュール項目)のシートを別の例えば「●小H30月次スケジュール」とか,他のワークシートに移動します。もし職員室で使用されているパソコンが非力なものでないならば,同じシートに残したままでも構わないのですが,シートが増えすぎると動作が遅くなったり,入力シートで入力している際にエクセルが固まって動かなくなるケースがありました。

新たに「月次スケジュールワークブック」を作成する際は「(新しいブック)」既に作成済みのものがある場合はそれを起動して該当のエクセルファイルを選択します。

シートタブを右クリックして,今度は「コピーを作成する」の□に✔をいれずに,新規なら「新しいブック」,すでに移動させたいファイル(例えば「月次スケジュール.xls」など)がある場合は事前にそのワークブックを開いて,そのファイルを選択します。

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以下のように,新しいブック(あるいは既存のブック)上に,ワークシートが移動されましたので,シートの名前を変更します。

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5月以降も同様の作業で,月次スケジュール用のワークシートを作成します。

これで表示されているのは,スケジュールデータ(テキスト)に変わっていますから,太文字にしたりフォントの色や大きさを変更をしたり,不要なものは削除したり,追加したりのフォーマット変更が可能です。

また,カレンダーの右にある「網 解除」「強調 黒」「強調 赤」「網掛け」はそれぞれ

  • 網 解除」に1を入力 土日の網掛けを解除します
  • 「強調 黒」に1を入力 入力行の文字を太字にします
  • 「強調 赤」に1を入力 入力行の文字を赤字にします
    (協調 黒が優先されます)
  • 「網掛け 」に1を入力 入力行の日に網掛け(休日)設定を行います

という設定が可能ですので,これらの編集が終わったら印刷を行ってください。

●その他シートの使用方法


基本的な使い方は「月(例)」シートと同じですので,それぞれのシートの特異点のみご説明します。

・「月」シート

汎用フォーマットにしています。「児童生徒の予定」「教職員の予定」「校内周知」「PTA」の予定だけで事足りる場合は,その列を残して,他の列を非表示にしてください。薄い水色の部分は上記4パターンの組み合わせでスケジュールが表示されるようにしていますので,同じように必要な個所以外の列を非表示にしてください。印刷画面に収まるように設定したら,ワークシートタイトル(●●小学校 月次スケジュール とか)や,学校名などを設定して印刷用フォーマットを整えて御使用ください。

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・年次1(児童生徒と教職員)

「児童生徒の予定」と「職員の出張・研修」の二つを組み合わせて主力するようにしています。「シートの複製」→「コピー&値の貼付け」→「別ワークブックへ保存」が終了したら,表示されない箇所の不要予定の削除や,フォントの大きさの変更などを行い,印刷を行ってください。
また年次スケジュール表の右側に,休日解除の欄を設けています。1日~31日までのどこでも構いませんので,例えば”2019/3/2”というエクセルの日付形式で入力をすれば,該当の日の網掛けが解除できるように設定しています。

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・年次2(児童生徒とPTA)

「児童生徒の予定」と「PTA」の二つを組み合わせて出力している以外は「年次1」と同じです。

・週次

週の初めの月曜の日付欄に,”2019/4/5”のような日付形式の数値を入力してください。正しく年度が設定されていれば,”4/5”でも大丈夫なはずです。数式が入っているセル以外をお好きに変更して御使用ください。

・週案用

ICT担当の勤務校の「週案」で使用されている,「行事予定表」にフォーマットを合わせてあります。教頭先生が作られたスケジュールが原案になるはずなので,これからデータの共有を行えば,教務主任が忙しい時期に紙を見ながら入力するという作業が省けると思います。
ICT担当の勤務校以外の方はお使いになれませんが,使っていただいている教頭先生の中には,この形式でスケジュールを見渡したいという方がおられましたで残してあります。

(4)予備項目①~④

ここまで,入力シート(月次形式)と,出力用の月次シートを見てこられた方は,既に御理解いただけているかもしれませんが,汎用的に作っている「月」シートには,予備1~4までの項目を表示させる列も設けています。タイトルを変更して頂ければ自校独自のスケジュール項目にも設定できます。また予備2,予備3は準備シートの下方にあるリスト項目を書き換えれば,ドロップダウンリストからの選択で入力ができるようになっています。